Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art.12 – 22 14.8.2023
Tietosuojaseloste Suomen urologiset hoitajat ry:n jäsenrekisteri
Rekisterinpitäjä
Suomen urologiset hoitajat URHOT ry
Rahastonhoitaja Katja Kiianlinna
Mikael Soinisen tie 1 B 11
00720 Helsinki
Puhelinnumero: 040 4853471, sähköposti: katja.kiianlinna@hus.fi
Rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilöt
Vastuuhenkilö
Urhot puheenjohtaja, Jaana Rothovius
Puhelinnumero työ: 03 311 663 05, sähköposti urhotpuheenjohtaja@outlook.com
Yhteyshenkilö
Urhot jäsenvastaava, Sini Penttinen
Puhelinnumero 040 721 2905, sähköposti urhotjasen@gmail.com
Tietosuojavastaavat
Urhot sihteeri, Merja Jutila
Puhelinnumero työ: 040 182 8750, sähköposti: urhotsihteeri@outlook.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käytetään Suomen urologiset hoitajat URHOT ry:n jäsenrekisterin ylläpitämiseen, yhdistyksen jäsenlehden Uutis-Urhon lähettämiseen, yhdistyksen jäsenten kontaktointiin, yhdistyksen järjestämien koulutusten ja toiminnan markkinointiin sekä järjestämiseen, apuraha- ja ”auktorisoitu uroterapeutti” -hakemusten käsittelyyn sekä mahdollisten jäsentutkimuksen tekemiseen.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Yhdistyslain11 § mukaan yhdistyksellä on velvollisuus pitää jäsenluetteloa jäsenistään. Jäsen luettelossa tulee näkyä jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
Suomen urologiset hoitajat URHOT ry:n jäsenillä on yhdistykseen liittyessä henkilön itsensä antama suostumus rekisterin ylläpitoon. Samoin yhdistyksen koulutuksiin ilmoittautuessa osallistuja antaa suostumuksensa henkilötietojen rekisteröimiseen kyseistä tapahtumaa varten.
Käsiteltävät henkilötiedot
Yhdistys käsittelee jäsenrekisterissään jäsenten nimi- ja yhteystietoja, kuten osoitetta ja sähköpostiosoitetta.
Yhdistys käsittelee tapahtumien osallistujarekisterissään osallistujien nimi- ja yhteystietoja, kuten osoitetta ja sähköpostiosoitetta sekä mahdollisia ruoka-aineallergia tietoja.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterin osalta yhdistyksen jäsenyyden keston ajan. Tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
Tapahtumien osallistujarekisterien osalta tiedot säilytetään siihen asti, kun tapahtuma on pidetty ja palautelomakkeet on lähetetty. Tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä jäsenrekisterin että tapahtumien osallistujarekisterin osalta.
Henkilötietojen luovuttaminen
Jäsenrekisterin tietoja luovutetaan European Association of Urology Nurses (EAUN) eli Euroopan urologisten hoitajien kattojärjestölle, jotta Suomen urologiset hoitajat URHOT ry:n jäsenet saavat heille kuuluvat jäsenedut myös kattojärjestöltä.
Tapahtumien osallistujatietoja voidaan tarvittaessa välittää kolmannelle osapuolelle, jos tämä kolmas osapuoli hoitaa järjestelyjä tapahtumiin liittyen.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoaineiston suojauksen periaatteet
Tietoaineiston tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
a) Manuaalinen tietoaineisto
Ei kerätä manuaalista tietoaineistoa.
b) Digitaalinen tietoaineisto
Digitaaliseen jäsenrekisteriin on pääsy seuraavissa rooleissa yhdistyksessä toimivilla: jäsenvastaava ja puheenjohtaja. Jäsenrekisteriin sisäänpääsy vaatii salasana, joka vaihdetaan yhdistyksen toimijoiden vaihtuessa. Uusien jäsenten nimet ja kotipaikkakunnat kirjataan yhdistyksen hallituksen pöytäkirjoihin, jotka säilytetään sihteerin salasanalla suojatulla tietokoneella. Pöytäkirjat, joihin uusien ja eronneiden jäsenten tiedot on kirjattu, menevät vuosittain myös toiminnantarkastajien läpikäytäväksi.
Tapahtumiin ilmoittautuminen tapahtuu digitaalisin keinoin (sähköiset kyselyt). Tällöin henkilötiedot tallentuvat digitaalisiin työkaluihin, joihin sisäänpääsy edellyttää kirjautumista salasanalla. Osallistujatietoihin pääsevät käsiksi yhdistyksen hallituksen jäsenet.
Tietosuojaoikeutesi
Tarkastusoikeus, virheellinen tiedon korjaaminen ja/tai täydentäminen
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja ja saada jäljennös omista henkilötiedoistasi.
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tiedot tai täydentämään niitä.
Tietojen poistaminen
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää Suomen urologiset hoitajat URHOT ry:tä poistamaan sinua koskevat tiedot, jos jokin seuraavista täyttyy:
- Yhdistys ei enää tarvitse tietojasi alkuperäiseen tarkoitukseen.
- Peruutat antamasi suostumuksen, eikä tietojesi käsittelylle ole muuta laillista perustetta.
- Vastustat tietojesi käsittelyä, eikä käsittelylle ole perusteltua syytä.
- Tietojasi on käsitelty lainvastaisesti.
- Tietosi on poistettava lainsäädännön perusteella.
Tietojen rajoittaminen
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa:
- Tiedot ovat mielestäsi virheellisiä.
- Tietojasi käsitellään lainvastaisesti, mutta et halua, että ne poistetaan kokonaan.
- Yhdistys ei enää tarvitse tietojasi alkuperäiseen tarkoitukseen, mutta sinä tarvitset niitä oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
- Olet vastustanut tietojesi käsittelyä (pyytänyt, että niitä ei käsiteltäisi lainkaan), mutta lopullista päätöstä harkitaan vielä.
Tietojen siirtäminen
Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut Suomen urologiset hoitajat URHOT ry:lle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja tai pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Tietopyyntö
Voit esittää oikeuksiasi koskevan kirjallisen pyynnön postitse tai sähköpostilla. Yhteystiedot löytyvät kohdasta rekisterin vastuuhenkilö tai yhteyshenkilö.
Tiedot ja toimenpiteet ovat rekisteröidylle maksuttomia, paitsi jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja erityisesti, jos niitä esitetään toistuvasti.
Ilmoitus tietosuojavaltuutetulle
Sinulla on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Ota yhteyttä tietosuojavaltuutettuun vasta sitten, jos rekisterinpitäjä kieltäytyy pyynnöstäsi eikä kieltäytymiselle ole mielestäsi perusteita. Tietosuojavaltuutettu ei lähtökohtaisesti ota kantaa sellaisiin tapauksiin, joissa rekisterinpitäjään ei ole oltu itse yhteydessä.
Tutustu lisää: https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi